Muutoksia liittyen hankinta- ja myyntiyhtiön, sekä toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) vaihtumiseen
- Categories: General
- 12 January 2012
Saitte tammikuussa kirjeen jossa kerroimme teille, että Univar ottaa käyttöön uusia työmenetelmiä jotka tulevat yksinkertaistamaan ja parantamaan toimintamme tehokkuutta. Nämä uudet menetelmät tulevat yksinkertaistamaan yhteistyötä Univarin kanssa sekä asiakkaille että toimittajille.
Univarilla tulee olemaan keskitetty hankinta-, ja myyntiorganisaatio (Univar B.V) joka tulee laillisesti omistamaan kaikki liiketapahtumat Pohjoismaisella alueella.
Univar B.V. hoitaa, sekä juridisesti omistaa 1. toukokuuta 2012 lähtien, kaikki asiakaskohtaiset sopimusasiat. Liiketoimintasuhteet jatkuvat kuitenkin paikallisella tasolla ja paikalliset yhteyshenkilöt säilyttävät suoran yhteyden asiakkaisiinsa.
Liiketoiminnan jatkuvuus Teidän kanssanne on meille erityisen tärkeää. Jotta siirtyminen uusiin menetelmiin olisi mahdollisimman sujuva, lähetämme teille oheisena tiedot jotka tarvitsette voidaksenne tehdä vaadittavat Univariin liittyvät muutokset omaan järjestelmäänne. Meidän yritysmuotomme muutos voi vaikuttaa joidenkin asiakkaidemme ALV-kirjauksiin. Tarkat tiedot löytyvät alla.
Uuden liiketoimintayksikön, Univar B.V.:n yritystiedot
Toimiston osoite
Blaak 333, 11th floor
3011 GB Rotterdam
The Netherlands
Postiosoite
P.O. Box 21407
3001 AK Rotterdam
The Netherlands
Puhelinnumero
+31 10 275 78 00
Faksinumero
+31 10 414 68 63
Kauppakamarin rekisterinumero
24134696
ALV-rekisterinumero
Suomi FI24469743
Tanska DK12463863
Ruotsi SE502070957101
Norja NO997836359MVA
Viro EE101510415
Alankomaat NL002307716B01
Asiakasnumero
Siirrymme yhtenäiseen ERP-järjestelmään jonka vuoksi olemme luoneet uudet peräkkäistä järjestystä noudattavat asiakasnumerot kaikille asiakkaille päällekkäisyyksien välttämiseksi. Uusi asiakasnumeronne näkyy tilausta koskevissa ilmoituksissa ja tilausvahvistuksissa.
Maksut 1. toukokuuta 2012 lähtien
Suosittelemme, että otatte käyttöön sähköisen laskun sähköpostitse lähetettävässä PDF-muodossa ja sähköisen maksutavan aina kun tämä on mahdollista. Tämä helpottaa hallinnointia sekä vähentää ympäristölle paperin käytöstä aiheutuvia haittoja. Jos olette halukas tekemään tämän, ottakaa yhteyttä Univar-tiliänne hoitavaan henkilöön.
• Laskut lähettää Univar B.V.
• Kaikissa sähköisissä maksuissa tulee mainita asiakasnumeronne & laskun numero(t), jotta ne voidaan kohdistaa automaattisesti SAP-järjestelmässä.
• Uudet pankkitilin tiedot:
Pankki: Skandinaviska Enskilda Banken (SEB)
Univar B.V. pankkitili:
BIC Valuutta IBAN
ESSEFIHX EUR FI4433010001335538
• Maksuosoitukset tulee osoittaa Univar B.V.:lle ja lähettää sähköpostitse seuraavaan osoitteeseen: Cashallocation.SE@univareurope.com
Tai postitse osoitteeseen: Univar B.V. c/o Univar Europe Ltd., P.O. Box 1192, Aquarius House, 6 Mid Point Business Park, Bradford, West Yorkshire, UK, BD1 9QP.
Arvonlisävero
Yhteisöhankinnat
Uuden toimintarakenteen puitteissa Univar voi toimittaa tilaukset suoraan asiakkaille muiden EU-maiden varastoista Euroopan alueella. Tällöin tämä tehdään asiakkaan oman toimialan lupien ja säädösten mukaisesti.
Asiakkaat saavat kutakin lähetystä kohden erillisen laskun, johon on merkitty Univarin ALV-numero siinä EU-maassa, jossa tuote on ollut varastoituna. Univar ei voi veloittaa suomalaista ALV:a tällaisten myyntien osalta eikä asiakkaan siksi tarvitse maksaa ALV:a Univarille. Sen sijaan asiakkaiden tulee itse ilmoittaa ALV-maksut näistä hankinnoista ALV-ilmoituksellaan. Tämä ALV voidaan hakea palautettavaksi normaalisti Suomen ALV-säädösten mukaisesti. Tästä prosessista ilmoitetaan niille asiakkaille joita se koskee seuraavalla viitteellä Univarin laskuissa:
Käännetty verovelvollisuus – Tuotteiden yhteisömyynti - Artikla 138, 1, EU:n neuvoston direktiivi 2006/112/EY.
Kun tuotteita hankitaan suoraan toisesta EU-jäsenvaltiosta, nämä tuotteet saattavat vaatia erittelyä Intrastat-lomakkeella. Tämä on tilastollista raportointia koskeva vaatimus. Asiakkaiden tulee täyttää Intrastat-lomake vain, kun toisesta EU-jäsenvaltiosta hankittujen tuotteiden arvo ylittää kynnysrajan 275.000 EUR.
Liiketoimintayksikön muutos ja sen vaikutus toimituksiin
Toimitus
Siirtymäaikana vanhasta ERP-järjestelmästä uuteen emme voi käsitellä asiakkaiden tilauksia. Tämä ajanjakso tulee olemaan 26. huhtikuuta – 1. toukokuuta.
Viimeinen tilauspäivä voiteluaineille, jotka vielä toimitetaan ennen 7 toukokuuta, on 23 huhtikuuta. Bulkki-toimituksille, ennen 25 huhtikuuta, on viimeinen tilauspäivä 11 huhtikuuta. Tilaukset näiden päivämäärien jälkeen toimitetaan 7 toukokuuta alkaen.
Toimitusketju
Joillakin asiakkaistamme on sopimusketjua koskevia sopimuksia ja näissä sopimuksissa nimetään mahdollisesti määrätty Univarin toimituspaikka ja/tai tietyn valmistajan käyttäminen. Nämä toimitusketjua koskevat sopimukset pysyvät voimassa.
Univarin tuotekoodit ja tuotenimikkeet
Aivan kuten asiakasnumerot muuttuvat, niin myös otamme käyttöön Univar Europessa yhteiset tuotekoodit. Nämä merkitään myös tilauksia koskeviin ilmoituksiin sekä vahvistuksiin. Tällä yhtenäistämisellä ei ole vaikutuksia toimitettavien tuotteiden laatuun.
Tilatessanne voiteluainetuotteita, voitte myös jatkossakin tehdä tilauksenne nykyisillä tuotenumeroilla. Nykyiset ja uudet tuotenumerot tulevat näkymään tilausvahvistuksissa.
Tekniset tiedot / turvallisuustiedot
Olemassa olevat asiakirjat pysyvät voimassa, mutta Univar B.V. lähettää käyttöturvallisuustietojen uudet versiot, kun osto kirjataan uuteen SAP-järjestelmään. Asiakkaille tiedotetaan myös muutoksista nykyisiin tuotetietoihin ja käyttöturvallisuustietoihin, ja nämä tekniset asiakirjat annetaan Univar B.V.:n nimissä.
Pakkausmerkinnät
Nimi Univar B.V. näkyy merkinnöissä.
Kuten totesimme edellisessä kirjeessä, paikalliset Univar-yhteyshenkilönne pysyvät ennallaan ja Univar B.V. sitoutuu noudattamaan ja toteuttamaan kaikkia ennen muutosta tehtyjä sopimuksia.
Jos haluatte saada lisätietoja, ottakaa yhteyttä Univar-yhteyshenkilöönne.